テレワークで仕事をする中で発生する様々な費用の負担をどうするのか、疑問や不安をお持ちの経営者や労働者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。今回は、テレワークにかかる費用の取扱いについて解説します。

費用負担の考え方

業務上発生する費用は、会社が負担するのが原則です。しかし、テレワークを実施する上では、例えば自宅の通信費や水道光熱費など、業務上発生した費用なのか、私的なものかを切り分けることが難しく、どこまで会社が負担すべきなのか、判断しづらいものもあります。
企業によって業務内容や物品の貸与状況は様々なので、テレワークにかかる費用について、どこまでの範囲をどの程度会社負担にするのかは各企業に委ねられています。
しかしテレワークを実施する際にかかる費用を労使のどちらが負担するのか不明確なままにしたり、労働者に過度な負担が生じることは望ましくありません。
テレワークを円滑に運用するためには、費用負担について労使で話し合い、あらかじめルールを作っておくことが必要です。

労働者に負担させる場合は、就業規則の定めが必要

労働基準法第89条第1項第5号では、労働者に費用負担をさせる場合には就業規則に定めなければならない、と規定されています。
※参考：労働基準法第89条第1項第5号
労働者に食費、作業用品その他の負担をさせる定めをする場合においては、これに関する事項を就業規則に定めなければならない。

テレワークにかかる費用を労働者に負担させる場合には、就業規則（もしくは就業規則の一部として設けているテレワーク規程等）を作成・変更し、労働者に周知する必要があります。
また、就業規則の作成義務がない企業であっても、労使合意による労働条件の変更が必要となります。

テレワークにかかる費用にはどんなものがある？

テレワークにかかる費用にはどんなものがあるのか見ていきましょう。

テレワークにかかる費用

テレワークを行う上で発生する費用の例としては、次のようなものがあります。

• パソコン・プリンターなど電子機器
• 通信費（携帯電話、インターネット回線料など）
• 文房具等の消耗品代や郵送費
• 水道光熱費
• レンタルオフィス、コワーキングスペースなどの利用料金

パソコン、プリンターなど電子機器

今や仕事の必需品とも言えるパソコン本体と周辺の電子機器、スマートフォンなど、テレワークで使う機器類は、会社が購入し、従業員に貸与しているケースが多くみられます。

通信費（携帯電話、インターネット回線料など）

テレワークを行う上で、インターネット接続は不可欠です。 既に従業員が自宅でインターネット環境を持っている場合、その通信回線の使用料等は個人での使用分と業務での使用分を切り分けることが困難なため、会社と従業員のどちらが負担するかが問題となります。一定額を会社負担としている例も見られます。また、モバイル勤務時や在宅勤務で使用するため、会社がモバイルルーターを貸与するケースも見られます。

文房具等の消耗品代や郵送費

業務に使用する文房具などの消耗品代や、書類の送付などに必要な切手、宅配メール便等の郵送費は、会社が事前に購入したものを従業員に渡しておく、会社宛ての宅配便は着払いにするといった対応を取っている会社も多いでしょう。また、いったん従業員が負担し、後で精算するケースもあります。

水道光熱費

在宅勤務をすると、パソコンやその他の機器、照明や冷暖房等の電気代や水道代もかかります。これらは業務使用分との切り分けが困難なので、会社と従業員どちらが負担するのか問題となります。「テレワーク手当」に含めて支払っている企業も見受けられます。

サテライトオフィス、コワーキングスペースなどの利用料金

サテライトオフィスやコワーキングスペースでの勤務を会社が認めている場合もあるでしょう。この場合の利用料について、従業員の実費負担額を精算するケースがあります。

切り分けが難しい費用の取扱い

自宅の通信費や水道光熱費など、業務上発生したものか、私的なものかを切り分けることが難しい費用について、「テレワーク手当（在宅勤務手当）」等の名目で一定額を従業員に支給する方法もあります。
テレワークにより通勤が必要なくなるため、通勤交通費の代わりにテレワーク手当として、通信費や水道光熱費相当分を支給する会社もあるでしょう。
こうした手当は、月額定額制とするほか、日単位の手当てとしてテレワーク実施実績に応じて支給する方法もあり、出社とテレワークを両立するハイブリッドワークにも有効です。
具体的な金額の決定に際しては、事前に従業員にアンケートを取ってテレワークにかかる費用の平均的な金額を調査するなど、従業員に過度な負担が生じないよう、労使でよく話し合うことが重要です。
なお、一定額を手当として従業員に支給する場合も、その一定額を超えた部分について従業員に負担させる場合は、就業規則やテレワーク規程に定める必要があります。
テレワークの実施に伴い発生する費用の内容によって、負担や支払の方法は異なってきます。事前に社内規定を整備し、従業員に対して丁寧に説明することが大切です。

悩んだら専門家に相談を

テレワークにかかる費用負担について解説しました。
テレワークの導入により増加する費用もありますが、オフィスコストや通勤費など、削減できる費用もあります。
テレワークの実施にあたり、「費用負担のルールをどのように決めたらいいんだろう」、「就業規則（テレワーク規程）をどう整備すればいいの」等、お悩みのときは、専門家のアドバイスを受けることも有効です。
東京都でも相談やコンサルティングを実施しておりますので、ぜひご活用ください。