テレワークを導入したはいいが、テレワーク中の社員の勤務状況が見えずに不安になるという話をよく耳にします。今回は、テレワーク社員の適正な勤怠管理のヒントについてお伝えします。

テレワークにおける勤怠・業務管理の課題

テレワークを導入したものの、オフィスでの勤務と異なり、テレワーク中の従業員の勤務状況を直接見ることができないことで、以下のような不安を感じる方も多いのではないでしょうか。

労働時間の把握が難しい

テレワークでは、従業員が何時に勤務を開始し、何時に終了したかを使用者が正確に把握しづらくなる、といった課題があります。また、テレワークではプライベートと仕事の境界があいまいになり、勤務時間外の対応が増えてしまいがちです。従業員の長時間労働を抑止するためにも、テレワーク時の労働時間を適切に把握することが必要です。

働いている様子が見えないことによる不安

オフィス勤務とは異なり、テレワークでは従業員が仕事をする姿を直接見られないため、「きちんと仕事をしているか、サボっているのではないか」といった不安を抱く経営者や管理職の方もいるのではないでしょうか。従業員がテレワーク勤務中に「どうせ見られていないから」という気の緩みが発生しないよう、定時報告を義務づける、成果を目に見える形で報告するなど、さまざまな対策をしている企業も多いでしょう。

人事評価が曖昧になる懸念も

人事評価にあたって、仕事の成果以外にも、従業員の行動や勤務態度といった要素を取り入れている企業も多いのではないでしょうか。テレワークでは仕事の成果以外の要素を把握することが難しくなりがちで、従業員の側も適正に評価されるか不安を感じてしまうこともあります。
人事評価の基準を明確化するとともに、従業員の勤務状況を上司が適切に把握することが大切です。

労働時間の把握は使用者の義務

テレワークを行う場合においても、使用者は労働者の労働時間を正確に把握する責務があります。厚生労働省では、「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」に基づき、次のような方法で適切に労働時間を管理するよう求めています。

・客観的記録による把握
原則的な方法は、タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間などの客観的な記録を基礎として、始業及び終業の時刻を確認する方法です。
テレワークで使う情報通信機器の使用時間の記録やサテライトオフィスへの入退場記録、勤怠管理システム等を活用して、従業員の労働時間を把握・管理するよう求めています。

・労働者の自己申告による把握
上記の方法では従業員の始業・終業の時間が把握できない場合は、従業員の自己申告によって労働時間を管理することとなりますが、やむを得ず自己申告制度を導入する場合は、以下の措置を講じることが必要です。

（１）労働者に対して労働時間の実態を記録し、適正に自己申告を行うこと等について十分な説明を行うことや、実際に労働時間を管理する者に対して自己申告制の適正な運用等について十分説明すること。
（２）パソコンの使用状況など客観的な事実と自己申告により把握した始業・終業時刻に著しい乖離があることを把握した場合、所要の労働時間の補正をすること。
（３）自己申告できる時間外労働の時間数に上限を設けるなど、労働者による労働時間の適正な申告を阻害する措置を講じてはならないこと。

参考：厚生労働省「テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン」パンフレット

テレワークにおける勤怠管理のポイント

テレワーク中の従業員の勤怠管理は、以下のポイントに留意し適切に行いましょう。

勤怠報告ルールの明確化

テレワーク時の勤怠報告や業務報告をどのように行うのか、あらかじめ手順や方法を決めておく必要があります。就業規則やテレワーク規程等に「テレワーク時の業務の開始及び終了の報告」や「テレワーク時の業務の報告」のルールを定めるとともに、実際の運用方法やツールの使い方なども従業員に周知し、理解を得ることが重要です。

コミュニケーションの確保

勤務状況や勤務態度が確認しづらいテレワーク時こそ、意識してコミュニケーションを取ることが重要です。Web会議システムを使った定期的なオンラインミーティングや１on1、チャットツールやメール・電話などで、従業員とのコミュニケーション機会を確保し、勤務状況の把握に努めましょう。

勤怠管理の方法

テレワーク中の従業員の労働時間や勤務状況を把握する方法として、以下のような方法があります。

始業・終業時に電話やメールで連絡

従業員が勤務開始時・終了時に直属の上司に電話やメールで連絡する方法です。追加コストをかけずにすぐに導入できるのがメリットですが、電話対応やメール確認など管理者側の負担が大きく、勤怠確認の効率が悪くなりがちです。

Excelやスプレッドシートの活用

従業員がExcelやスプレッドシートに勤務時間や業務内容とその作業時間を入力・報告する方法です。従業員の自己申告のため、入力ミスや入力もれ等のリスクがあり、上司や管理者によるチェックが必要となります。

チャットツール

従業員が始業開始と終業時にチャットツールで報告を行う方法です。 グループチャットにすることで、複数人の勤怠管理ができ、従業員同士もお互いの状況を把握することができます。

勤怠管理システム

従業員はパソコンやスマートフォンで出退勤の時間を記録します。リアルタイムに近い状態で勤怠の把握が可能になります。給与計算ソフトと連携することで、バックオフィス業務も効率化できます。一方、システム導入・運用コストを考慮しておく必要があります。初期費用がかかることがあります。

プロジェクト管理ツール

業務の進捗状況を管理・共有するために、プロジェクト管理ツールを使う方法もあります。誰がどの業務を担当して、どこまで進んでいるかを可視化することができ、勤務実態を把握することが可能です。

自社にあった勤怠管理ツールを選ぶ

上記のようにさまざまな勤怠管理の方法がありますが、大切なのは自社にあった方法、特徴や機能を持ったツールを選ぶことです。どんな方法が自社に向いているか、下記を軸に検討してみてはいかがでしょうか。

従業員数と勤務形態

従業員が少なく、勤務形態が単純な場合は、日報やチャットツールなどシンプルなツールで管理することもできますが、従業員が多い場合や、勤務形態がひとりひとり違うなど複雑な場合は、専用ツールが向いているかもしれません。

予算

予算に応じて、無料または低コストで始められるツールから、高機能でコストがかかるツールまで、さまざまなものがあります。導入コストだけでなく、運用コストも確認し、自社に必要な機能を備えたツールを選ぶことが重要です。サポートが手厚いサービスは導入・運用コストが高くなりがちですが、従業員や管理者のITスキルによっては必要かもしれません。

導入と管理のしやすさ

システムの操作が複雑なツールは、ITが苦手な従業員がうまく使えなかったり、ミスが発生してしまうことがあります。従業員、管理者の双方が使いやすいツールを選びましょう。導入後のサポート体制を確認しておくことも大切です。

カスタマイズ性

自社の業務の特性に応じて勤怠管理をカスタマイズできるか、裁量労働制やフレックスタイム制など、多様な労働時間制度に対応できるか、また企業の成長に合わせて将来システムが拡張可能かどうかも考慮する必要があります。

まとめ

テレワーク社員の勤怠管理について考えてみました。
勤怠管理は、テレワークの成功を左右するポイントのひとつです。
「テレワーク時の労働時間管理のルールをどのように決めたらいいんだろう」、「我が社にはどんな勤怠管理の方法が合うんだろう」等、お悩みのときは、専門家のアドバイスを受けたり、他社の事例を参考にしてみることをおすすめします。
東京都でもテレワークの導入・定着に向けて、相談や助成金などさまざまな支援をしています。ぜひご活用ください。