オフィスだけでなく、自宅やカフェなど、さまざまな場所で働くテレワーク。
業務連絡や情報共有をしっかり行い、テレワークを成功に導くためには、働く人同士がスムーズにコミュニケーションを取り合うことが大切です。
リアルとバーチャル、それぞれのコミュニケーションの特性を理解し、効果的に活用していく方法を探っていきましょう。

対面と遠隔、コミュニケーションの違い

従来のオフィスワークとテレワークの大きな違いは、働く人同士の距離が離れているということです。相手が目の前にいないのですから意志疎通が難しくなってしまうのは、仕方ないかもしれません。
リアルな対面コミュニケーションと、バーチャルな遠隔コミュニケーションにはどんな違いがあるか見てみましょう。

ツールが違う

リアルなコミュニケーションとバーチャルなコミュニケーションでは使用するツールが違います。
リアルな対面コミュニケーションは、言葉を発したり身振り手振りなど身体を使ったコミュニケーションが可能です。
より情報を正しく伝えるために紙とペン、ホワイトボード、スライドなど、ツールを使うことはありますがあくまでも補助的なもの。
一方、テレワークではさまざまなツールに頼らなければ、一切の情報を伝えることができません。
テレワークで使うツールには次のようなものがあります。

• 情報共有ツール……クラウドストレージやファイル共有ができるツール
• チャットツール……テキストベースでコミュニケーションをするツール
• Web会議ツール……双方向のWeb会議ができるツール

テレワークではこういったツールに慣れていない場合、操作することだけに気をとられてしまって、肝心のコミュニケーションの中身が置き去りになってしまうこともあるでしょう。
また、ツールに習熟していても、インターネット回線の質によって、通話が突然途絶えてしまうこともあります。
しかし、ツールを使うことで、記録が残って第三者に共有できるなどのメリットもあります。

タイミングが違う

オンライン会議で「相手の感情が読みとりにくい」と感じたことはありませんか？
リアルな対面コミュニケーションでは、身振り手振り、表情、顔色などがその場で分かりますが、遠隔ではそれらが見えにくいのが原因です。
また、対面での商談など、リアルなコミュニケーションは視覚や聴覚はもちろん、触覚、嗅覚など五感に訴えかけることができます。
バーチャルなコミュニケーションでは現在のところそういったことは不可能です。ただ、その分、デジタルツールを活用すれば、テキスト、画像、動画など、さまざまな情報を一瞬にして共有できます。

遠隔コミュニケーションの「距離」を乗り越えるために

遠隔コミュニケーションでハードルとなるのは、次のふたつの「距離」ではないでしょうか。

• 物理的な距離……相手が見えない、タイムラグや情報量の制限がありコミュニケーションの難易度が上がる
• 心理的な距離……直接顔を合わせていないので親しみがもてない、何となく話しかけにくい

この距離を乗り越えることができれば、テレワーク中のコミュニケーションはスムーズに進みます。そのための方策を考えていきましょう。

コミュニケーションのルールを作る

コミュニケーションに共通のルールを設定し、ことさら意識しなくても情報共有や意志疎通ができるよう、しくみ化します。 例えば、レスポンスタイムの設定（返信は◎時間以内に返すというルール）、チェックインルール（時間を決めて日に１度はチャットツールにログインをする）などの方法が考えられます。

絵文字、動画などビジュアルを活用する

まったく同じ言葉でも伝え方によって相手の受け取り方は変わります。
メールやチャットツールなどテキストだけのコミュニケーションでは、意図が伝わりにくく誤解を招くことがあります。また、いちいち文章を書くのは面倒だという意識が働きます。
絵文字や動画、画像などを活用して、ニュアンスや感情をより豊かに伝えることで、心理的な距離を近づけることができます。

定期的なフィードバックを行う

コミュニケーションのしくみ化のひとつとして、特に部下に対しては、週次のミーティングや、ワンオンワンなどで、定期的にフィードバックしていくことをオススメします。
仕事の進行状況や問題点、改善点を共有するだけでなく、定期的に会話する場を設けることで、相手の状況を理解し、対応することができます。

遠隔ならではの良さを活かすことを考える

遠隔コミュニケーションは、タイムラグがあったりと、相手が目の前にいないため不便を感じがちですが、先に述べたように、時間と空間の自由度が高い、自分のタイミングで返信ができるなど多くのメリットもあります。
対面のようにコミュニケーションしようとするのではなく、遠隔コミュニケーションならではの利点を活かすという方向性で考えてみてはいかがでしょうか。

まとめ理想は対面と遠隔のハイブリッド

オフィスワークでのリアルな対面コミュニケーションとバーチャルなリモートワークのコミュニケーションの違いと、それを乗り越える方法について見てきました。 リアルとバーチャル、どちらにもメリットとデメリットがあります。時に対面、時に遠隔と、必要に応じて使い分け、より良い労働環境を作っていきましょう。